SmartSpotter Colombia SAS es una compañía en Colombia que opera bajo el modelo del crowdsourcing y que tiene como actividad principal fortalecer las relaciones entre marcas y cadenas, a través de la obtención, medición, análisis y procesamiento de información por medio de una plataforma virtual, conformada por una página web, una aplicación móvil y un panel de control.

 

1. Base legal y ámbito de aplicación

SmartSpotter Colombia S.A.S con la finalidad de dar cumplimiento a La política de protección y tratamiento de datos personales que se desarrolla en el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por los Decretos 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 y aquellas normas que lo modifiquen, presenta la Política De Protección Y Tratamiento De Datos Personales con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan relación con SmartSpotter Colombia S.A.S como lo son socios, proveedores, clientes, empleados, colaboradores y cualquier otra persona natural de la cual SmartSpotter Colombia S.A.S. recoja, maneje, obtenga, recolecte, procese o trate datos personales, sea que dicho tratamiento sea realizado por SmartSpotter S.A.S. o por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.

La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos, en este caso de SmartSpotter Colombia S.A.S y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas y procesos claros sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. Así mismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.

2. Definiciones establecidas

 

- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

- Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.

- Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.

- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden ser contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

- Datos Sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

- Habeas data: Es el derecho que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

- Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: A. usuarios/Clientes de la plataforma; B. Contratistas; C. proveedores; D. Spotters; E. todas aquellas personas no vinculadas a SmartSpotter Colombia S.A.S. de quien se haga tratamiento de los datos personales.

- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

- Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.

- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar los datos personales.

- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro y fuera del país

- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. Autorización de la política de tratamiento

 

Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, informada y expresa del titular. Al realizarse la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite la información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de SmartSpotter Colombia S.A.S. en los términos y condiciones recogidos en las mismas.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

- Datos de naturaleza pública.

- Casos de urgencia médica o sanitaria.

- Tratamiento de información autorizada por ley para los fines históricos, estadísticos o científicos.

- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

4. Responsable del tratamiento

 

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es SmartSpotter Colombia S.A.S., cuyos datos de contacto son los siguientes:

- Correo electrónico: privacy@smartspotter.com

5. Forma De Recolectar Los Datos

 

Forma de recolección de los datos personales de los Clientes:

 

- Mediante formulario de inscripción como cliente.

- Mediante el intercambio de correos electrónicos .

- Mediante los contratos realizados entre el cliente y SmartSpotter Colombia S.A.S.

- Mediante el envío de mensajes a través de plataformas de mensajería instantánea.

- A través del acceso a páginas Web de la compañía.

- A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.

- A través de llamadas telefónicas.

- Mediante las transmisión o transferencia por parte de aliados.

Forma de recolectar los datos de los Spotter

 

- Mediante el intercambio de correos electrónicos

- A través del acceso a páginas Web de la empresa.

- A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.

- A través de formularios virtuales para Spotters.

- Mediante el envío de mensajes a través de plataformas de mensajería instantánea.

Forma de recolección de Proveedores

La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:

- A través de ofertas de servicios.

- A través del intercambio de correos electrónicos.

- A través del contrato de cooperación.

- A través del contrato de prestación de servicios.

- A través portafolios de servicios.

- A través de reuniones físicas o virtuales.

- A través de llamadas telefónicas.

- Mediante las transmisión o transferencia por parte de aliados.

Forma de recolección de datos de Socios

- La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:

- A través de la suscripción de acciones.

- Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.

- A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.

- A través de reuniones físicas o virtuales.

6. Tratamiento y finalidades de la bases de datos

 

SmartSpotter Colombia S.A.S. en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

Las siguientes son las finalidades de la recopilación de información personal:

Clientes:

- Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.

- Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones públicas.

- Utilizar los datos suministrados en actividades y/o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.

- Envío de información comercial, publicitaria y de mercadeo.

- Envío de comunicaciones a través de cualquier canal de comunicación.

- Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones.

- Elaboración de medición de estándares en la prestación del servicio, satisfacción, gestión y estudios de mercado, generación información de carácter comercial, publicitario de mercadeo.

- Verificar, consultar, comparar y evaluar la información entregada por los clientes en bases de datos financieras, públicas o de cualquier índole legítimamente establecidas.

- Compartir información con proveedores de productos o servicios para cumplimiento de obligaciones con el cliente.

- Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida.

- Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.

- Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.

- Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.

- Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de SmartSpotter Colombia S.A.S

- Manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de cualquier acto ilícito

- Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.

- Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

- Para la creación y administración de la cuenta del usuario.

- Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial

- Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.

- Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a terceros con los que SmartSpotter Colombia S.A.S desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social.

Proveedores, Contratistas:

- Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones públicas.

- Contactar y contratar los productos o servicios que SmartSpotter Colombia S.A.S requiera para el normal funcionamiento de su operación.

- Recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en la base de datos de SmartSpotter Colombia S.A.S

- Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.

- Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección.

- Entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados.

- Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones.

- Remisión de información y comunicación de directrices y procedimientos para ejecutar los actos acordados.

- Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual

sostenida.

- Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.

- Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de SmartSpotter Colombia S.A.S de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.

- Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la empresa.

- Mantener contacto con los proveedores.

- Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.

- Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento del servicio y la atención.

- Manejar y utilizar la información recibida para realizar control y prevención de fraude, control y prevención de actos ilícitos.

- Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.

- Realizar operaciones y gestiones relacionadas con la generación y pago de facturas, emisión de certificaciones.

- Envío de comunicaciones a través de cualquier canal relacionadas con el objeto social de SmartSpotter Colombia S.A.S.

- Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

Accionistas:

- Cumplimiento de la normatividad vigente y de órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones

públicas.

- Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.

- Registro en la contabilidad, control y cumplimiento de obligaciones.

- Gestiones legales, administrativas o judiciales.

- Ejecución y cumplimiento de los estatutos, reglamentos, protocolos y demás actos jurídicos.

- Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.

- Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.

- Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de SmartSpotter Colombia S.A.S. de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.

- Envío de información y de convocatorias o comunicaciones relacionadas con SmartSpotter Colombia S.A.S.

Spotters:

- Desarrollo del objeto social.

- Comunicación y contacto.

- Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos de tarifa, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.

- Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.

- Brindarle capacitación permanente al Spotters sobre el uso de la plataforma dispuesta por SmartSpotter Colombia S.A.S.

- Realizar gestión de estadísticas internas, con el fin de hacer seguimiento al servicio.

- Creación de una cuenta como Spotters en la plataforma dispuesta por SmartSpotter Colombia S.A.S.

- Recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.

- Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.

- Conservar registros históricos de SmartSpotter Colombia S.A.S.

- Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.

- Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de las funciones.

- Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados, a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de SmartSpotter Colombia S.A.S.

- Manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de cualquier acto ilícito

- Envío de comunicaciones a través de cualquier canal de comunicación.

Terceros en general:

- Desarrollo del objeto social.

- Cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales.

- Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares.

- Cumplimiento y determinación de políticas empresariales.

- Verificación de identidad y ubicación.

- Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados.

- Gestiones legales, administrativas o judiciales.

- Comunicación y contacto.

- Envío de información.

- Reportes a entidades públicas o particulares.

- Actividades de control interno y auditorías.

- Consulta para prevención y control de cualquier acto ilícito.

Derecho de los Titulares

 

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, los Titulares de los Datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos

medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por causahabientes (sustituciones), quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolecentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

- Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

- Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.

- Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento

- Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue los siguientes tipos de reclamos:

Reclamo de corrección: El derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Reclamo de supresión o eliminación: El derecho del Titular a que se supriman o eliminen los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Reclamo de renovación: el derecho del Titular a solicitar que se subsane en incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

- Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en la ley.

- Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.

- Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento

- Derecho a ser informado por parte del responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

7. Atención a los Titulares de datos

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, SmartSpotter Colombia S.A.S, será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, por medio del área de Servicio al Cliente/Customer Care por el medio de Correo electrónico: privacy@smartspotter.com

8. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular

 

Derecho de acceso de consulta

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, el Titular de los datos puede ejercer el derecho de consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a SmartSpotter Colombia S.A.S. enviando, mediante correo electrónico a: privacy@smartspotter.com indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

- Nombre y apellidos del Titular

- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

- Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

- Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

- Visualización en pantalla.

- Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.

- Correo electrónico u otro medio electrónico.

- Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por SmartSpotter Colombia S.A.S.

Una vez recibida la solicitud por SmartSpotter Colombia S.A.S. se resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.1. Derechos de quejas y reclamos

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o eliminación o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, Este puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a SmartSpotter Colombia S.A.S. enviando, mediante correo electrónico a: privacy@smartspotter.com indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

- Nombre y apellidos del Titular

- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.

- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

- Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos un asunto que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho asunto deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

SmartSpotter Colombia S.A.S. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del siguiente día a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tratamiento De Datos Personales Sensibles

No se recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no se realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley nos sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:

Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

SmartSpotter se acogerá estrictamente a las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos y de confidencialidad, donde solo podrá acceder un usuario autorizado pues el acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos, con medidas que impidan cualquier tipo de manipulación a los datos o replica o copia de los mismos.

No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular

Transferencia de datos a terceros países

Se podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de la actividades y objeto social de SmartSpotter, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.

De acuerdo con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración.

se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

- “Información respecto a la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

- En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

- Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.”

 

 

 

 

9. Vigencia

Las bases de datos personales responsabilidad de SmartSpotter Colombia S.A.S. serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual serán recogidos los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. SmartSpotter Colombia S.A.S. Procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La información de las bases de datos personales será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento. De ser necesario SmartSpotter Colombia S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral; sin perjuicio de esto, en caso de generarse algún cambio sustancial sobre la Política, se comunicará a los Titulares.

“La presente política de tratamiento permanece vigente a partir de 27 de Julio de 2020.”